Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

1. У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
2. На . Ищите документ в разделе «Справки и выписки».
3. На сайте СФР. Нужно авторизоваться на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
4. В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
5. В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.

Материал по теме

Пособие по безработице: его размер и как получить?

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

 

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

 

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

 

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Достоинства и недостатки ЭТК

Цифровой документ содержит в себе в полном объёме те же сведения, что и бумажный. Зашифрованная версия документа будет храниться в базе ПФР. Перед бумажными документами ЭКТ выигрывают тем, что они являются частью индивидуального лицевого счёта человека, который числится за ним в ПФР на протяжении всей его жизни.

https://youtube.com/watch?v=qdUE3za1Xcc

Критики ЭТК относят к минусам цифровых документов вероятность сбоя работы информационной базы ПФР, что может привести к утрате персональных данных работников. Не исключается возможность их воровства хакерами.

При занесении сведений о работе сотрудников в электронный формат может сработать человеческий фактор. Никто не застрахован от ошибки исполнителя. ЭТК не нужно забирать при увольнении, поэтому у работников нет уверенности в правильности оформления работодателем соответствующей записи в цифровом документе.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Шаг 1. Получить заявления

Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

А вот тем, кто в 2022 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.

Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

ВАЖНО!
Если сотрудник оставил бумажную трудкнижку, ее придется вести по новым правилам. С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021

Он отменил инструкцию № 225 (постановление правительства № 225 от 16.04.2003) и ряд других нормативов — постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016. Новый порядок заполнения бумажных ТК применяется с 01.09.2021, а новый бланк трудкнижки и вкладыша начнет действовать с 01.01.2023.

Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

Электронная и бумажная трудовые книжки: как связаны?

Следует учитывать, что отмеченные сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в СФР независимо от того, используется или нет бумажная ТК. Работник вправе продолжить ее применять в трудовых отношениях, если (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• до 31.12.2020 направил действующему тогда работодателю заявление о сохранении бумажной ТК (либо имел уважительную причину не направлять его, вследствие чего право на сохранение было признано автоматически);
• до сих пор не направил кому-либо из работодателей заявления об отказе от бумажной книжки.

При этом, с 2021 года для всех работников, которые не имеют предыдущего опыта трудовой деятельности, оформляется только электронная ТК (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

С учетом сказанного выше, в отношениях с работником в 2023 году используется только электронная ТК — без применения бумажной, в трех случаях:

1. Работник устраивается на работу впервые (не имея ТК, оформленной ранее) или же трудоустраивался впервые начиная с 2021 года и позднее.
2. Работник отказался от применения бумажной ТК у предыдущего работодателя.
3. Работник, имеющий на момент трудоустройства бумажную книжку, добровольно подал заявление на использование электронной (он может сделать это в любое время).

В случае применения бумажной ТК работодатель выполняет обязанности, связанные с ведением и хранением данного кадрового документа. Сам факт выполнения таких обязанностей при этом никак не освобождает предприятие от необходимости внесения записей в сведения о ТД посредством сдачи отчета ЕФС-1.

Таким образом, для работодателя использование ЭТК в 2023 году — безальтернативная обязанность в силу закона. Использование бумажной ТК — обязанность, обусловленная позицией работника (основанной на положениях закона, устанавливающих преференцию в виде возможности применения классической книжки).

Дубликат трудовой книжки

Потерять или испортить трудовую книжку может как сам ее обладатель, так и кадровик. Взамен оригинала придется выдать дубликат. 

Дубликат обычно получают там, где в последний раз человек работал. Но это не всегда реально. Если получить его у бывшего работодателя невозможно, то оформляют новую книжку, но с пометкой «Дубликат». В ней можно даже восстановить стаж работы. 

Какие документы нужны для восстановления трудовой книжки:

• трудовые договоры;
• копии приказов, по которым сотрудника брали в штат и увольняли;
• справки о работе. 

Если же документов никаких нет, то будущему работодателю предстоит оформить трудовую книжку впервые, но уже в электронном виде. 

Кто заполняет электронную трудовую книжку?

Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.

Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.

Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.

Преимущества электронной трудовой книжки

У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:

• возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
• все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
• исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
• отсутствует риск потери или порчи документа;
• снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
• возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
• упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Из минусов можно выделить, что в электронной версии не отображаются сведения о награждениях работника, а для получения статуса «ветеран труда» будут нужны дополнительные документы и грамоты. Также не вносится информация о дополнительном образовании или обучении до начала официальной работы.

Если работодатель забудет передать СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то этот период не будет учтён в стаж, поэтому работнику стоит периодически получать выписку из ЭТК для проверки.

Работник может получить сведения любым из способов:

• у работодателя по последнему месту работы;
• в МФЦ;

Недостатки электронных трудовых книжек

Несмотря на очевидные преимущества трудовая книжка в электронном виде имеет и минусы. В первую очередь, встает вопрос о защите баз данных. ПФР заявил, что их информационные системы соответствуют всем требованиям законодательства в сфере защиты персональных данных. 

Утечка или кража сведений

Тем не менее, от утечки данных или взлома не застрахована ни одна система. Электронное пространство также несовершенно для длительного хранения сведений.

Если часть сотрудников предпочтет сохранить бумажные аналоги, работодателю придется подавать отчетность в ПФР для электронных и параллельно вести бумажные. Это удвоит нагрузку на кадровый отдел.

Полная утрата записей

Кроме кражи данных, возможна их полная утрата. Восстановление сведений займет длительное время. На серверах может возникнуть ошибка или атака вируса и сведения о трудовом стаже человека пропадут, что повлияет на размер пенсии или в целом на ее выплату.

Нет переноса данных с бумажной в электронную учетную запись

При переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую и больше не несет ответственности за ее заполнение и сохранность уже имеющихся записей. Таким образом, человеку нужно сохранить два документа.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка – это новшество в сфере трудовых отношений России, которое позволяет сократить бумажную работу в отделении пенсионного фонда. Работник теперь может посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель должен вести данные работника только в электронной версии.

Если вы гражданин России, то для получения электронной трудовой книжки нужно обратиться в пенсионный фонд вашего региона. Вы можете сделать это как в личном кабинете на портале Госуслуги, так и в отделении пенсионного фонда. На портале Госуслуги также можно найти информацию об открытии электронной трудовой книжки и материалы к ней.

Чтобы получить данные о своей работе, нужно зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуги или обратиться в отделение пенсионного фонда. Возможно, потребуется обратиться в другой пенсионный фонд, если работник переезжал в другой город.

Важно заметить, что электронная трудовая книжка обязана содержать все записи о работе работника с 2015 года. Если у вас была бумажная трудовая книжка, то данные по работам до этого года могут быть получены только с помощью перевода в электронный вид или получения выписки из бумажной книжки

Если у вас есть вопросы по работе с электронной трудовой книжкой, вы можете обратиться в техническую поддержку портала Госуслуги или пенсионного фонда

Также полезно обратить внимание на информацию на сайте пенсионного фонда и инструкции по работе с электронной трудовой книжкой

Сроки заполнения трудовой книжки на Госуслугах

Работник обязан иметь трудовую книжку, в которой записана информация о его трудовой деятельности. Ранее, трудовую книжку вели в бумажной форме. Теперь же существует электронная трудовая книжка, размещенная на портале Госуслуги.

Вам необходимо обратиться в Центр занятости населения для получения первой трудовой книжки, если у вас нет следов трудовой деятельности за последние два года. Если же вы уже работаете, то данные о трудовой деятельности, подтвержденные работодателем, должен внести работник в кабинете на портале Госуслуги.

Сроки заполнения электронной трудовой книжки на Госуслугах не ограничены. Вы можете добавлять новые записи о своей деятельности в любое время. Получить выписку из вашей трудовой книжки, а также ее версию можно через личный кабинет на портале Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой на Госуслугах, вы можете найти материалы на официальном сайте, обратиться по телефону горячей линии или отправить заявление через личный кабинет на портале в разделе «Мои обращения».

Однако, если у вас возник другой вопрос, касающийся пенсионного фонда России или другой информации о гражданине, вам нужно обратиться в соответствующее отделение пенсионного фонда или другое государственное учреждение.

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть фатальными для вашей деятельности как работника. Работодатель обязан заполнять книжку в соответствии со всеми требованиями законодательства России. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, то нужно связаться с работодателем и попросить его исправить запись. Если работодатель не отвечает на ваше обращение, можно написать заявление на исправление в трудовой инспекции.

Если вы хотите получить информацию о своей трудовой деятельности, то на сайте Госуслуги вы можете найти видео-материалы и инструкции по заполнению трудовой книжки. Также можно получить выписки и записи в электронной версии трудовой книжки через портал Госуслуги.

Если вы все еще храните бумажную версию трудовой книжки, то может возникнуть вопрос, где ее взять или как ее перевести в электронный вид. Для этого вы можете обратиться в ваш пенсионный кабинет или в отделение трудовой инспекции. Также на сайте Госуслуги можно найти информацию о получении и переводе бумажной трудовой книжки в электронный вид.

• Если вы только начали работу, то первый вопрос, который вам необходимо решить, это получение трудовой книжки с подписью работодателя. Без этого документа вы не можете начать работу.
• Если у вас есть личный кабинет на сайте Госуслуги, то вы можете посмотреть все записи в трудовой книжке, а также получить выписку о вашей трудовой деятельности за последние два года.
• Если вы потеряли свою трудовую книжку, то вы можете восстановить ее в трудовой инспекции.

Таким образом, на сайте Госуслуги вы можете найти всю необходимую информацию о трудовой книжке, ее получении и заполнении. Если же у вас возникли какие-либо вопросы, то можно обратиться в отделение трудовой инспекции или отправить запрос на почту Госуслуг.

Обязательно ли переходить на электронные трудовые?

Итак, суть нововведений по порядку ведения кадрового учета заключается в том, что теперь официально приобретает приоритетный статус ведение записей о трудовой деятельности персонала в электронном формате. А вот, бумажные книжки уходят на вторичный план.

В свою очередь, работодатели со своей стороны не имеют вариативности и должны сдавать электронную отчетность по форме СЗВ-ТД касаемо всех проводимых в компании кадровых мероприятий. Передача таких цифровых данных в Пенсионный фонд замещает ведение записей в бумажных трудовых.

Однако, сами сотрудники не обязаны отказываться от привычных для них книжек. Они могут, как и прежде, использовать старый вариант при трудоустройстве, смене должности, а также увольнении с работы. Но тогда записи на бумаге, в любом случае, будут дублироваться электронно. Так как работодателям предстоит вести обе книжки при сохранении в документообороте бумажного носителя.

Таким образом, работники не выбирают между трудовой книжкой в бумажном или электронном виде. А лишь решают, оставить ли первую в качестве дубликата с сохранением значимости официального документа, либо изъять ее из оборота.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

С начала 2021 года многие работают по цифровым трудовым книжкам. Все сведения теперь передаются работодателями в Пенсионный фонд электронно.

Сейчас электронные книжки заводят:

• работникам, которые устроились впервые на официальную работу — им по умолчанию оформляют только цифровые ТК;
• работникам, которые до конца 2020 года написали заявление об отказе от электронной ТК.

Сотрудников с цифровыми книжками нововведения не коснутся. Как и тех, кто продолжает работать по бумажным ТК: эта форма документа бессрочна и продолжит действовать и в следующем году.

Новые нормы актуальны только для бумажных бланков. Их нужно учитывать в двух случаях:

• если нужно завести дубликат книжки, потому что сотрудник потерял или испортил старую;
• при заполнении вкладыша, если в действующей книжке исчерпаются свободные листы.

Сейчас дубликаты и вкладыши оформляют по правилам, описанным в постановлении Правительства №225 и Приказе Минтруда №69. Они будут действовать до конца 2022 года.С 01.01.2023 эти документы будут отменены, а им на замену придет порядок, описанный в Приказе Минтруда №320.

Как предоставить выписку из электронной трудовой книжки сотруднику?

Если работнику нужна выписка из электронной ТК, то он может получить ее:

1. При содействии работодателя.

В этих целях работник направляет в компанию заявление в свободной форме о предоставлении сведений о ТД. В течение 3 дней работодатель выдает ему бумажную (или электронную, которая заверена ЭЦП) форму СТД-Р, содержащую требуемые данные — но только в части трудовых отношений по договору, заключенному с данным работником. Компания не сможет предоставить данные по трудовым отношениям человека с другими работодателями.

Образец СТД-Р

Таким образом, форма СТД-Р — это частичная выписка из электронной ТК в части сведений об отношениях с текущим работодателем.

2. Самостоятельно.

В этих целях работник может:

СФР выдаст работнику сведения по форме СТД-СФР, которая, в свою очередь, будет отражать сведения по всем работодателям. Это будет полноценная выписка из электронной ТК.

Так выглядит бланк СТД-СФР

Соглашение с ПФР и программа формирования СЗВ-ТД

Срочно напишите заявление! СЗВ-ТД электронной трудовой не отправить без нового соглашения с ПФР

Не позднее 17 февраля работодатели, у которых были кадровые движения, должны сдать новый отчет в Пенсионный фонд .

Но ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. И в ней необходимо зарегистрироваться, даже если вы раньше подписывали соглашение с ПФР об электронном документообороте. Иначе отчет не будет принят в Пенсионном фонде.

Чтобы зарегистрироваться, надо направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Оно должно быть подписано лично страхователем. Учтите, что рассмотрение заявления в ПФР занимает до двух рабочих дней.

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Выданной на имя руководителя организации.

Программа подготовки данных ЭТК

ПФР разместил на своем сайте обновленную версию программы ПУ-6. В которой теперь можно сформировать сведения по форме СЗВ-ТД. (Добавление, редактирование, удаление, печать, выгрузка и импорт XML файлов). Она появилась 27 января 2020 года в версии 1.1.14.1023.

29 января 2020 вышла еще более новая версия 1.1.15.1023, в которой были исправлены некоторые ошибки.

Скачать последнюю версию программы ПУ-6 для подготовки сдачи данных ЭТК можно здесь.

Протестировать сформированный в ней файл можно с помощь другой бесплатной программы ПО ПД 2.0.68 (версия от 22.01.2020).

Итоги: новые трудовые книжки с 2023 года

1. Оформлять бумажные трудовые в следующем году будут по-другому. Изменения коснутся только тех, кому нужно заменить ТК или вклеить новый вкладыш. Старые книжки, которые сотрудники продолжают вести, специально менять не нужно.
2. Общее содержание бланков останется таким же, как в нынешнем году. Изменится количество разворотов, а на титульном листе появится отметка о печати — ее нужно проставлять, если она есть.
3. Учет ТК по-прежнему ведется, но не по унифицированным учетным книгам. Кроме того, их не нужно пломбировать и закреплять сургучной печатью.
4. Отдельные записи нужно будет оформлять так же по новым нормам. Подробно все изменения можно посмотреть в Приказе Министерства труда №320.