Как электронная цифровая подпись ускоряет работу компании

История использования ЭЦП

Несмотря на то, что некоторые руководители компаний и бизнеса в онлайне, не применяют в своей работе электронную подпись и электронный документооборот, появилась ЭЦП в нашей стране более 25 лет назад. Использовать ее стали с 1994 г., и только в 2002 г. появился закон, регулирующий их применение. Он не давал четких формулировок, плохо объяснял новые термины, не давал ясных инструкций по приобретению подписи.

В 2011 г. применять сервисы электронного документооборота стали государственные учреждения. ЭЦП выдавались всем должностным лицам (директорам, их заместителям, главным бухгалтерам).

С 2012 г. наблюдается массовое использование ЭДО и ЭЦП. А сегодня при необходимости электронную подпись может приобрести любое физическое лицо. Мы быстрыми шагами перешли на удаленный формат работы, огромных масштабов достигла сфера edtech, развивается фриланс. Во всех этих направлениях уже не обойтись без электронного документооборота и электронной подписи.

3. Для чего используется ЭЦП, и как применять в онлайн-проекте?

Руководители онлайн-проектов часто ищут себе не только фрилансеров для выполнения разовых задач, но и формируют штат из наемных сотрудников (преподаватель онайн-школы, администратор онлайн-проекта, таргетолог, SMM-щик, контент-менеджер, лендингист и др.) Такие специалисты работают на «удаленке» в одном онлайн-проекте годами. При таком формате сотрудничества тоже необходимо использовать электронный документооборот.

С удаленными специалистами подписываются те же документы, что и с фрилансером: договор оказания услуг, акт сдачи-приемки и т.д. Кроме этого сотрудники дополнительно могут готовить отчеты по проделанной работе, аналитические справки, ведомости. Если сотрудник – самозанятый, то он предоставляет чек после получения зарплаты. У каждого такого специалиста должна быть ЭЦП и регистрация в ЭДО, чтобы сделать процесс сотрудничества удобным и быстрым.

Электронный документооборот в онлайн-проекте может быть не только внутренним, когда взаимодействие происходит между руководителем и сотрудниками, но и внешним, когда нужно заключить сделку с другим онлайн-проектом или партнером. В этом случае также удобно пользоваться возможностями ЭДО и ЭЦП.

Также собственники онлайн-бизнеса могут сдавать налоговую отчетность в ИФНС, используя функционал программы ЭДО. 

Документы, которые имеют обязательную форму, утвержденную ФНС, должны соответствовать утвержденным требованиям, чтобы иметь юридическую силу. Это относится, например, к счетам-фактурам или первичным документам.

Способы получения

Физическое лицо может обратиться за получением электронной подписи в отделение УЦ, в МФЦ или через официальный портал госуслуги.

Через МФЦ

Получить ЭЦП физического лица можно через отделение многофункционального центра, имеющего соглашение о сотрудничестве с удостоверяющим центром (если нужна КЭП). Если нужна НЭП, то можно обратиться в любое ближайшее отделение.

Нужно помнить, что МФЦ не занимается оформлением электронной подписи. Сотрудники лишь принимают и проверяют документы, а после передают их в УЦ. Сроки оформления подписи через МФЦ от 10 до 14 дней.

Чтобы оформить ЭП клиент должен прийти в офис МФЦ с комплектом документов (удобнее записаться на прием предварительно на сайте или по телефону), заполнить заявление, приложить квитанцию об оплате услуги по выбранному тарифу. После проверки и принятия документов сотрудник МФЦ выдает расписку с уникальным номером, по которому можно отслеживать процесс изготовления ЭП.

Для получения цифровой подписи физическим лицом необходимо лично подойти в указанное время в офис МФЦ.

Через Удостоверяющий центр

Оформить электронную подпись напрямую через УЦ просто. На сайте выбранного центра нужно заполнить заявку. После ее подтверждения на почту придет счет, который нужно оплатить в течение нескольких дней. Далее, клиент собирает все необходимые документы и приходит в офис УЦ.

Изготовление ЭП занимает до 3 рабочих дней, но возможен и срочный выпуск. Получить ключ и сертификат ЭЦП пользователь может только лично при следующем посещении офиса. В тариф электронной подписи входит ПО для работы и носитель ключа.

Через портал госуслуг

Для работы на портале государственных услуг обычно используется два типа ЭЦП: простая или квалифицированная. ПЭП (простая электронная подпись) можно получить в режиме онлайн и бесплатно, а оформление КЭП требует посещения офиса УЦ.

Оформление простой ЭП

Получить простую электронную цифровую подпись для физического лица можно еще на стадии регистрации на сайте. Как сделать ПЭП:

перейти на сайт https://www.gosuslugi.ru/, выбрать форму для регистрации;

ввести все необходимые данные;

ввести полученный код (приходит в виде смс), который и является простой цифровой подписью, и заполнить профиль;

заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛС.

Все данные, загруженные на портале, отправляются на проверку автоматически. Доступ к сервису открывается после подтверждения правильности информации. На этом процесс создания простой подписи закончен.

Если пользователю необходимо расширить возможности портала, то простую подпись можно перевести в неквалифицированную. Для этого нужно обратиться в отделение Почты России или МФЦ с паспортом и СНИЛСом. Сотрудники проверят подлинность и соответствие документов. При полном совпадении выдадут одноразовый код. Пользователь вводит его в настройках профиля личного кабинета.

Оформление КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (этим термином называют и обычную квалифицированную ЭП) позволяет использовать все функции портала госуслуг с момента регистрации. Купить ЭЦП для физических лиц можно только в удостоверяющих центрах, имеющих необходимую аккредитацию. Стоимость ЭП варьируется от типа и возможностей, и составляет от 2500 до 10000 рублей, а сроки оформления не превышают нескольких дней.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись: обратиться в выбранный офис УЦ с паспортом, заявлением, ИНН и СНИЛС, а также с оплаченной квитанцией. Документы можно отправить предварительно через веб-сайт, но личное посещение для подтверждения личности и получения подписи необходимо.

Для Почты России

С 2018 г. во всех отделениях Почты России можно получать посылки и письма при помощи простого электронного ключа, который выглядит как смс-код. Оформление такой ЭЦП не займет много времени, нужно лишь:

• заполнить анкету на сайте Почты России;
• лично обратиться в ближайшее отделение с паспортом и заявлением на подключение услуги;
• подтвердить номер телефона, указанный в анкете.

После проверки данных сотрудник почты попросит подписать заявление на подключение услуги. В дальнейшем, личный код будет приходить на телефон в виде смс, или через специальное мобильное приложение. Оформляется такая ЭП бесплатно.

Можно ли проверить подлинность электронной подписи

Проверить подлинность электронной подписи можно несколькими способами:

• Сервис на «Госуслугах». Пользователь загружает документ без ограничений в форматах. Проверить таким образом бесплатно можно как квалифицированную, так и неквалифицированную электронную подпись. Если подпись отсоединенная, загрузить нужно и подписанный документ, и файл подписи.
• Сервис «КонтурКрипто». Здесь можно как подписать, так и проверить документы, подписанные электронной подписью. Последняя процедура бесплатная и подходит для файлов в любом формате. Правда, проверить можно только отсоединенную подпись — для этого нужно загрузить и документ, и файл подписи.
• Сервис «КриптоПро». На этом сервисе проверить бесплатно получится только PDF-файлы, а за остальные придется заплатить. Зато проверить можно все типы подписей.
• Программа «КриптоАРМ». Минус этого способа в том, что придется скачивать специальную программу. Для этого достаточно бесплатной версии «Старт». Проверить можно файлы в любом формате, а также папки документов.
• Плагины для офисного софта и читалок PDF. У «КриптоПро» есть свои инструменты, с помощью которых можно проверить подлинность документа прямо в Adobe Reader, Word или Excel. Такая же возможность есть у плагина «КриптоБит».

Если подписи действительны, сервисы укажут владельца подписи, дату подписания, наименование удостоверяющего центра, а также подтвердят, что файл не был изменен. Если же проверка окажется неуспешной, пользователю укажут, что с этим документом не так.

Помимо подлинности подписи для надежности рекомендуется проверять аккредитацию удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП. Это можно сделать на Минцифры России.

Может ли другой человек использовать мою электронную подпись

Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» накладывает ответственность за безопасность ЭЦП на ее владельца. Он отвечает за сохранность ключей и следит, чтобы электронную подпись не использовали без его согласия. Поэтому если соблюдать все правила безопасности, то использовать подпись без ведома ее владельца невозможно.

К сожалению, передача доверенности на ЭЦП никак не регламентирована. Чтобы сэкономить расходы, в некрупных компаниях часто заводят подпись на одного уполномоченного сотрудника (чаще всего директора), а после передают ее между сотрудниками. Бухгалтеры этим ключом отправляют отчетность в ФНС, юристы формируют иски в суд, коммерческие сотрудники маркируют товары.

Неквалифицированная ЭП: для электронного документооборота (ЭДО)

до 2000 ₽ 

стоимость НЭП в удостоверяющем центре

В отличие от простой подписи неквалифицированная надёжнее. Она уникальна, её невозможно подделать. Неквалифицированная ЭП подтверждает, что документ подписан конкретным человеком и с тех пор не переписывался. Подходит:

• для Федеральной налоговой службы (ФНС) — сервис nalog.ru выдаёт неквалифицированную подпись для работы внутри портала;
• электронного документооборота внутри компании или с контрагентами, если заранее заключить соглашение о правилах использования неквалифицированной ЭП;
• оформления дистанционных сотрудников.

Неквалифицированная ЭП не равнозначна рукописной, потому что для подписания документов требуется дополнительное соглашение с другими участниками документооборота. Получить подпись можно:

• в сервисе, где требуется потом подписывать документы;
• в компании, которая использует её для ЭДО — например, это может быть логин и пароль от личного кабинета корпоративного портала;
• в удостоверяющем центре на токене, то есть защищённом носителе, похожем на флешку. Такой центр можно найти в интернете.

В удостоверяющем центре выдают два ключа подписи: закрытый и открытый. Закрытый владелец хранит у себя и использует для генерации подписей к конкретным документам. Разглашать данные о ключе и пин-коде нельзя. Открытый доступен всем контрагентам: его используют, чтобы проверить подлинность ЭП.

Виды электронных подписей, их особенности и срок действия

ЭЦП делятся на 2 вида, и бывают простыми и усиленными.

Что такое ПЭП?

ПЭП – простая ЭП – является специальным кодом, набором символов, паролей и других подобных средств. Этот вид широко применяется в различных сферах деятельности. Ярким примером ее применения является интернет-банкинг. Клиенту присваиваются логин и пароль, которые он может использовать для вхождения в личный кабинет и просмотра баланса по картам или совершения других банковских операций.

Виды ЭП

Продолжительность действия такой ПЭП – 1 год.

Усиленная ЭП

Усиленная ЦП тоже имеет свою классификацию. Она бывает квалифицированной и неквалифицированной.

1. Квалифицированная ЭП базируется на использовании специальных дополнительных защитных средств. Помимо этого, на такую подпись выдается квалифицированный сертификат. Именно такую ЭЦП используют для налоговых операций.
2. Неквалифицированная ЭП более простая, она не имеет дополнительных средств защиты, но при этом позволяет определить физлицо, которым был подписан документ, и выявить факт внесения корректив в этот или другие подобные документы, под которыми она была поставлена.

Сферы применения усиленной ЭП

Выбор вида такой подписи напрямую зависит от цели ее создания. Как только будет определено, какую именно ЭЦП необходимо получить клиенту, он может переходить непосредственно к сбору документов. Срок действия этой подписи такой же: 12 месяцев.

Плюсы и минусы использования

Плюсы

Цифровая подпись по своей сути это код, состоящий из набора единиц и нулей, который может быть записан на любом носителе информации. Наиболее популярный за счет своего удобства способ – запись в реестр операционной системы. Но он не самый безопасный. Кроме того, цифровая подпись может храниться на любых внешних носителя по типу флеш-карты. Это более безопасно и удобно. Есть и специализированные электронные носители, типа JaCarta, ruToken или eToken.

Все цифровые подписи выдаются сроком до одного года.

Подписание документов с помощью цифровой подписи

На практике использование цифровой подписи выглядит просто. Для подписания документа потребуется наличие самой цифровой подписи на любом носителе, а так же специальное программное обеспечение, которое дает возможность прикреплять к документу электронную подпись.

Сложности при использовании электронной подписи

Не смотря на удобство и популярность использования цифровой подписи, эта система еще не совершенна.

Поэтому на практике использование цифровой подписи может привести к возникновению ряда проблем:

• Завершение срока действия КроптоПРО. У программного обеспечения есть определенный тестовый период, после завершения которого, использовать с его помощью цифровую подпись становится невозможным. Для активации работы программы потребуется ввести лицензионный ключ, который можно получить в Удостоверяющем центре или при получении электронной подписи.
• В программе не отображаются действующие сертификаты или их не обнаружено. Срок действия сертификата тоже имеет ограничения, поэтому следует их вовремя обновлять и переустанавливать.
• Сертификат электронной подписи не валиден или не вызывает доверия. В этом случае необходима переустановка электронной подписи или корневых сертификатов по инструкции Удостоверяющего центра.

https://youtube.com/watch?v=RjBmUOMU1ek

Виды цифровых подписей

Простая цифровая подпись

–это простые электронные средства, которые подтверждают факт подписания или заверения документа определенным лицом. К ним относятся коды и пароли, например, те, что мы водим на сайтах для авторизации, а так же коды, которые мы получаем в смс-оповещениях.

Для подписания простого электронного документа сторонам достаточно договориться и проверить подписи на подлинность, для этого потребуется заключить между всеми сторонами соглашение, без которого пописанный документ будет считаться недействительным. Использование такой подписи возможно для первичных документов. Если для подписания документа требуется заверка печатью, то простая электронная подпись не может использоваться. Такая подпись используется в повседневной жизни.

Сделать ее можно с помощью программного обеспечения — Microsoft Office (при создании документа в меню файла выбрать пункт «защита документа», а затем «добавить цифровую подпись») , КриптоПро CSP (используется для создания усиленного ключа), USB-токен (выдается в Удостоверяющем центре, подходит тем, кто хочет защитить свои цифровые документы от плагиата и подтвердить свое авторство). Простая цифровая подпись используется для регистрации авторизации на сайтах, как ключ доступа к базам данных с паролем, для заверки подлинности электронных документов.

ВАЖНО: простая электронная подпись не имеет юридической силы и не может быть использована для подачи документов в государственные органы

Усиленная неквалифицированная цифровая подпись

(или неквалифицированная электронная подпись) – эта подпись создана при помощи средств электронной подписи с использованием криптографического преобразования информации на основе специального ключа. Такая подпись позволяет идентифицировать подписантов документа, а так же показывает факт внесения изменений в документы после того, как они были подписаны.

Такую цифровую подпись индивидуальные предприниматели и юридические лица могут получить в удостоверяющих центрах или сделать самостоятельно силами опытных программистов. Усиленная неквалифицированная подпись может использоваться во внутреннем документообороте компании, а так же для заключения соглашений с контрагентами при наличии соглашения об использовании данной подписи.

ВАЖНО: при наличии договоренностей между сторонами с неквалифицированной подписью можно участвовать в торгах на электронных площадках, но ее действие распространяется на ограниченный круг операций

Усиленна квалифицированная цифровая подпись

(или квалифицированная электронная подпись) – аналогичная предыдущему виду, но для проверки подлинность подписи требуется специальный сертификат. Для создания квалифицированной цифровой подписи используются специальные средства, которые указаны в ФЗ-445 – специализированное программное обеспечение. Электронный документ, подписанный с помощью квалифицированной электронной подписи полностью идентичен бумажному аналогу с подписью и/или печатью.

Для подписания основных бухгалтерских документов и налоговых документов требуется именно этот вид подписи. Квалифицированная подпись обеспечивает надежную защиту информации и высокую степень конфиденциальности, которую владелец может выбрать самостоятельно.

ВАЖНО данные пользователя защищаются даже после того, как действие ключа истекло. Такая цифровая подпись выдается строго в Удостоверяющем центре после предоставления уставных документов компании и документов, подтверждающих личность владельца либо через специальные услуги банков, например Сбербанк Бизнес Онлайн

Такая цифровая подпись выдается строго в Удостоверяющем центре после предоставления уставных документов компании и документов, подтверждающих личность владельца либо через специальные услуги банков, например Сбербанк Бизнес Онлайн.

Такая подпись фактически может использоваться во всех возможных ситуаций – для регистрации онлайн-касс, удаленной подачи документов в государственные органы, для работы в личных кабинетах на государственных сайтах (ФНС, ПФР и так далее), для участия в государственных торгах и аукционах. Единственный существенный недостаток данного типа подписи – необходимость ежегодно оплачивать сертификат.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Жалоба в ГИБДД

С помощью ЭЦП можно отправить жалобу в ГИБДД. Например, вам пришли «письма счастья» о превышении скорости, но вы точно знаете, что вашего авто на том отрезке трассы в это время не было или что скоростной режим был соблюден.

Обратившись через онлайн-сервис инспекции, вы не сэкономите время: обращение было бы рассмотрено и так, при условии корректного заполнения всех полей и указания точных сведений. Форма имеет недостатки – в обращении невозможно вставить текст из другого документа, поэтому если бы вы обращались в несколько регионов, написанное пришлось бы каждый раз перенабирать с нуля.

Как проверить подлинность электронной подписи?

Существует несколько способов, позволяющих проверить электронную подпись на подлинность. Самый доступный из них — через специальный сервис на Госуслугах. Для этого нужно:

1. Перейти на .
2. Загрузить в специальное поле документ для проверки и файл с подписью.
3. Далее нужно ввести проверочный код с картинки и нажать на кнопку «Проверить».

Система проанализирует подпись и сразу же покажет результат: имя владельца, адрес центра, выдавшего подпись, а также срок действия сертификата.

Вопросы, связанные с мобильной связью, тоже удобно решать дистанционно. Например, с помощью приложения Мой МТС можно следить за балансом, пакетами минут и интернета, подключать и отключать услуги, пополнять счёт и многое другое.

Как и где получить электронную подпись?

Итак, Вы взвесили все «за» и «против» и приняли решение приобрести электронную подпись. Для этого нужно пройти несколько этапов: 

• определиться с видом подписи (скорее всего, это будет усиленная квалифицированная ЭП);
• выбрать удостоверяющий центр (перечень УЦ можно найти на официальном сайте Минкомсвязи, информация постоянно обновляется);
• заполнить заявку;
• оплатить выставленный счет;
• подготовить необходимую документацию;
• получить ЭП.

Подробно рассмотрим каждый этап.

Шаг 1. Определиться с выбором подписи, которая соответствует Вашим потребностям.

Сегодня массово используют электронные подписи во многих сферах нашей жизни. Даже появляются взломщики, которые крадут сертификат подписи и используют в мошеннических целях. В связи с этим все меньше используют простые ЭП и отдают предпочтение усиленным квалифицированным, так как они являются самыми безопасными и защищенными. 

Шаг 2. Выбрать удостоверяющий центр.

Государство наделяет полномочиями удостоверяющие центры выдавать сертификаты ЭП, но и может прекратить их деятельность, поэтому с актуальный перечень УЦ следует смотреть на официальном сайте Минсвязи. 

УЦ – это юридические лица, которые формируют и выдают подписи. Но у них есть и другие обязанности:

• подтверждать подлинность ЭП;
• блокировать сертификат подписи при необходимости;
• помогать решать конфликтные моменты;
• оказывать техническую поддержку;
• предоставлять пользователям необходимое ПО.

В России около 100 удостоверяющих компаний, поэтому ориентируйтесь на наличие центра в Вашей местности. На официальном сайте можно узнать, есть ли УЦ в Вашем городе.

Шаг 3. Заполнить заявку.

Заявку можно заполнить при личном посещении УЦ, но лучше это сделать дистанционно. Удаленно подать заявку – это удобно и сэкономит Ваше время. 

После получения запроса на оформление подписи, Вам позвонит сотрудник центра и уточнит поступившую информацию. Также он ответит на все Ваши вопросы. 

Шаг 4. Оплатить.

Оплатить оформление ЭП нужно заранее. Вам выставят счет после обсуждения всех деталей. Цена подписи в каждом регионе своя и будет зависеть от Вашей местности, от самого брокера и от функционала ЭП. Ценник начинается от 1 500 руб. и доходит до 8 000 руб. 

Документы для ЭЦП

Набор документов, которые нужно предоставить в УЦ при оформлении подписи, будет отличаться в зависимости от категории заказчика: физлицо, ИП или юридическое лицо. 

Для физлица:

• заполненная форма заявления;
• паспорт с ксерокопией;
• ИНН;
• СНИЛС;
• квитанция об оплате услуги;
• доверенность на получение ЭП (если оформлением занимается доверенное лицо будущего владельца подписи).

Физлицо, зарегистрированное в качестве самозанятого, дополнительно предоставляет справку о постановке на учет. Ее можно заказать в приложении «Мой налог», в котором самозанятый ведет учет своих доходов.

Для юридического лица:

• заполненное заявление;
• ОГРН ЮЛ;
• ИНН;
• выписка из ЕГРЮЛ (не старше 1 месяца);
• паспорт с копией того лица, которое будет использовать ЭП;
• квитанция об оплате;
• СНИЛС лица, которое будет использовать ЭП;
• Приказ о назначении на должность директора (если использовать ЭП будет директор);
• для других сотрудников нужны доверенности, чтобы они могли использовать ЭП.

Для ИП:

• заполненное заявление;
• ОГРН ИП;
• ИНН;
• актуальная выписка из реестра предпринимателей;
• квитанция об оплате.

Дистанционно направляется заявка и сканы всех документов. При посещении офиса, чтобы забрать ЭП, нужно взять оригиналы документов для сравнения с предоставленной информацией.

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Как восстановить ЭЦП при утрате

Утерянный или украденный ключ ЭЦП восстановлению не подлежит. Клиент обязан написать заявление в УЦ об утрате, и заказать новый. Процедура аналогична: подача документов, подтверждение личности и получение сертификата. Оплачивается новая подпись согласно выбранному тарифу. Предварительно физлицо обязано написать заявление об утере или краже сертификата ЭЦП, и приостановке его деятельности. Необходимо это для того, чтобы третьи лица не смогли воспользоваться ключом ЭП.

Удаленный ключ также не подлежит восстановлению. Для надежности рекомендуется создать на ПК дубликат. В ином случае пользователь обращается в удостоверяющий центр для аннулирования действующего сертификата ЭЦП и получения нового.

Процесс получения цифровой подписи зависит от вида ЭП: это может быть или простое заявление, или подтверждение личности заявителя в офисе МФЦ, или же предоставление полного комплекта документов в отделение удостоверяющего центра. Стоимость ЭП также зависит от выбранного типа реквизита, и лишь простая цифровая подпись оформляется бесплатно

Важно помнить, что в случае утери или кражи сертификата ЭП восстановление невозможно. Желательно хранить носитель ключа в надежном месте и создать резервную копию